Mustia joutsenia projektisalkussa?

Mustan joutsenen (Black Swan) käsitteen on tehnyt tunnetuksi Nassim Nicholas Taleb. Musta joutsen tarkoittaa todennäköisyydeltään pieneksi oletettua suurta poikkeamaa keskiarvoisesta oletetusta etenemisestä, joka toteuduttuaan muuttaa käsityksiä riskeistä.

Saksalainen tutkimus monikansallisen yrityksen projekteista osoitti, miten vaikeaa on projektityöhön liittyvien riskien hallitseminen. Osalla yrityksistä oli meneillään yli tuhat projektia. Kahdensadan tutkitun yrityksen kaikkien epäonnistuneiden projektien kustannukset nousivat 14,3 miljardiin euroon. Tutkimuksen opetus oli, että vaikka projektisalkun hallinnan säännöt ovat kovin yksinkertaisia; 1) valitse oikeat projektit, 2) hyödynnä projektien synergiat ja 3) keskeytä harhaan menneet projektit, yritykset eivät olleet onnistuneet niiden noudattamisessa. Kaksi kolmasosaa yrityksistä kertoi, että he eivät olleet osanneet keskeyttää epäonnistuneita projekteja, kuusi kymmenestä johtajasta kertoi projektien ja linjaorganisaation ristiriidoista, kolmannes yrityksistä kertoi toteuttaneensa yrityksen strategian vastaisia projekteja ja kolmannes yrityksistä kertoi, että projekteissa tehtiin monenkertaisesti samoja asioita. Tutkitut projektit eivät olleet pelkästään ICT-projekteja, vaan tutkimuksen kohteena oli organisaatioiden kaikki projektit.

ICT-projektit ovat usein kohtalokkaita tekijöilleen

ICT-projektit ovat vielä muita projekteja herkemmin niitä, jotka uhkaavat kaataa valtioita, kuntia sekä yrityksiä ja pakottavat toimitusjohtajat ja tietohallintojohtajat eroamaan. Tutkimuksessa, jossa oli mukana yli 1400 projektia, pääasiassa Yhdysvalloista ja julkisen hallinnon puolelta, keskimääräinen kustannusten ylitys oli 27 % mutta joka kuudes ylitti kustannukset yli 200 %:illa ja aikataulut 70 %:lla. Oliko niin, että joka kuudes projekti oli alun perin arvioitu täysin pieleen, vai oliko projektin toteutuksen johtamisessa ongelmia? Joka tapauksessa kuva ICT-hankkeista alkaa täsmentyä, kustannusylitysten jakauman keskiarvo on 27 %, mutta jakauman häntä jatkuu oikealle paksuna pitkään. Oliko lisääntyneelle kustannukselle ja ajankäytölle saatu vastinetta, sitä ei tutkimus kerro. Saattoihan tietysti olla niinkin, että projektiin kannatti sijottaa kolme kertaa aiottu summa, koska odotetut tuotot olivat silti suuremmat.

Miten välttää projektien epäonnistumisen riski?

Jokaisen organisaation, joka käynnistää suuren teknologiaprojektin tulisi kysyä itseltään, kestämmekö jos projektin kustannukset olisivat viisinkertaiset ja hyödyistä toteutuisi vain neljännes? Toinen kysymys on, mitä, jos 15 % (kuudesosa) projekteistamme ylittäisi kustannusarvionsa 200 %:illa. Vaikka nämä testit läpäisisikin, kannattaa suuret hankkeet jakaa kooltaan pienempiin, yksinkertaisempiin ja kestoltaan lyhyempiin projekteihin. Lisäksi kannattaa varautua liiketoiminnassa ilmeneviin riskeihin, joihin ei voi vaikuttaa, laatimalla varautumis- ja jatkuvuussuunnitelmia. Projektien kustannusten ja tuottojen arvioinnissa on syytä hyödyntää parasta mahdollista arvointimenetelmää eli Nobel-palkittujen Daniel Kahnemanin ja Amos Tverskyn viiteryhmäpohjaista ennustamista, jossa haetaan projektien kustannusten ja tulosten arviota muiden organisaatioiden vastaavista, jo toteutetuista projekteista. Tämä menetelmä on pakollinen julkisissa projekteissa Iso-Britanniassa ja Tanskassa.

Koska organisaatioiden toiminta ja päätöksenteko on yhä enenevässä määrin riippuvaista teknisistä järjestelmistä saatavista tiedoista ja projektien onnistumisesta, on johdon oltava tietoinen teknologiaan ja projekteihin sisältyvistä riskeistä ja niiden hallintakeinoista.

Blogin lähteenä on Harvard Business Reviewin syys-/lokakuun 2011 numeron Bent Flyvbjergin ja Alexander Budzierin artikkeli ” Why Your IT Project May Be Riskier Than You Think”. 

Caveat emptor – tietojärjestelmähankintojen välttämätön oppi

Viime viikkoina on saatu huonoja uutisia suurista julkisen hallinnon tietojärjestelmähankinnoista: VR:n palvelu-uudistus on kangerrellut tietojärjestelmäongelmien takia ja Kelan valtakunnallisen sähköisen lääkemääräysjärjestelmän liittäminen potilastietojärjestelmään Päijät-Hämeessä on aiheuttanut mahdollisen vaaratilanteen määräysten ja potilaiden mennessä sekaisin. Eikö vieläkään julkisen hallinnon tietojärjestelmien ostajat ole oppineet läksyistä välttämättömintä, jo roomalaisesta oikeudesta asti tunnettua ostaja varokoon -periaatetta? Ostaja varokoon tarkoittaa sitä, että kunhan myyjä ei ole syyllistynyt petokseen ja tavara on kohtuudella myytäväksi soveltuvaa, on ostajan vastattava tavaran tutkimisesta ja testaamisesta ja erityisesti siitä, että tavara soveltuu ostajan käyttötarkoitukseen.

Ostaja varokoon -periaatteella toteutettu julkinen tietojärjestelmähankinta etenee vaiheittain:

  1. ostaja määrittelee tietojärjestelmän, sen tarvittavat ominaisuudet ja kohteen käyttötarkoituksesta johdetut hankinnan ratkaisemisen kriteerit
  2. valittu toimittaja toteuttaa tarvittavat ominaisuudet sisältävän ja kriteerit täyttävän tietojärjestelmän
  3. ostaja tutkii ja testaa tietojärjestelmän todeten sen sisältävän tarvittavat ominaisuudet ja täyttävän vaaditut kriteerit (ja toimitus on hyväksytty) tai sitten laatien luettelon niistä virheistä ja puutteista, joita tietojärjestelmässä on (ja siirrytään kohtaan 2.).

Miksi käytännössä kuitenkin vain harva julkisen hallinnon tietojärjestelmähankinnoista etenee edellä kuvatusti?

Useat tietojärjestelmähankinnat liittyvät nykyään toiminnan kehittämiseen, jolloin hankintayksikön kyky määritellä tarkasti uusi toimintamalli, sitä tukeva tietojärjestelmä ja siltä vaadittavat ominaisuudet voi olla puutteellinen. Ellei hankinnan kohdetta kyetä määrittelemään, seurauksena on kaikissa vaiheissa hallitsematon hankinta- ja toimitusprosessi.

Vaikka hankinnan kohde olisikin hyvin määritelty, tietojärjestelmän toteuttaminen ei yleensä onnistu toimittajalta yksin, vaan työssä tarvitaan osaamista ostajan puolelta. Näin tietojärjestelmä toteutetaan yhteistyönä ja ostajan henkilöstö joutuu sidotuksi toteutuksenaikaiseen päätöksentekoon. Tietojärjestelmäala on nuori ala ja sillä ei ole juurikaan omia yleisiä laadukkaan tietojärjestelmän standardeja. Siksi ostaja joutuu toteutuksen aikana täsmentämään vaatimuksiaan aina tietojärjestelmäteknisiin seikkoihin asti.

Koska ostajan asiantuntijat ovat toteutuksen aikana toimittajan yhteistyökumppaneita, eivät he siksi aina tunnista muuttunutta rooliaan tietojärjestelmän vastaanottotestaukseen siirryttäessä. Tietojärjestelmän vastaanotto ja käyttöönotto voi myös olla sovittu tehtäväksi vaiheittain. Vastaanottotestaus on kuitenkin aina ostajan ainutkertainen päätösmahdollisuus, joka tulisi tunnistaa ja jossa tulisi aidosti arvioida tietojärjestelmän vastaavuutta ostajan vaatimuksiin. Ostajalla voi myös olla kiire toteuttaa ehkä jo julkistettu toiminnallinen uudistus ja siksi tietojärjestelmän testaukseen ei jää aikaa. Yleisten sopimusehtojen mukaan tietojärjestelmän ottaminen käyttöön merkitsee automaattisesti sitä, että ostaja on hyväksynyt toimituksen.

Tulisiko sitten kaikissa julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa alkaa soveltaa vastakkaista, caveat venditor eli myyjä varokoon -periaatetta? Tätä periaatettahan sovelletaan yleisesti silloin kun kauppaa käydään tiedoiltaan ja resursseiltaan huomattavan epäsymmetrisessä asetelmassa esim. kuluttajan ja globaalin suuryrityksen välillä. Tähän suuntaan ollaan monella toimialalla menossa uuden sääntelyn voimin ja varmaan tietojärjestelmäalakaan ei tältä säästy. Toivon kuitenkin, että niin julkisten hankintojen tekijät kuin toimittajatkin kehittäisivät omaa osaamistaan ja toimintaansa julkisissa tietojärjestelmähankinnoissa niin, että viime viikkojen kaltaisia huonoja uutisia ei tulisi eikä julkisten tietojärjestelmähankintojen onnistumista tarvitsisi lähteä varmistamaan uudella sääntelyllä. Viimeaikaiset epäonniset hankinnat tarjoavat varmasti tähän runsaasti oivaltamisen mahdollisuuksia, kunhan osapuolet käyvät ne huolellisesti läpi.

Näin ei voida jatkaa: Julkinen tieto tietotekniikka-alan käytäntöjen panttivankina

Julkisten palvelujen kehittämisen ja tiedolla johtamisen hankkeiden esteeksi on tullut se, että pitkään käytössä olleilla perusjärjestelmillä kerättyjä tietoja ei saada hankkeessa käyttöön ilman kallista rajapinnan rakentamista perusjärjestelmään. Perusjärjestelmän asiakkaana olevalla esim. kunnalla ei aina ole osaamista keräämiensä tietojen noutamiseen järjestelmästä eikä sille ole toimitettu tarvittavia tiedon tallennusrakenteiden tai olemassa olevien rajapintojen kuvauksia, jotka se voisi antaa hankkeen asiantuntijoiden käyttöön. Perusjärjestelmän toimittaja katsoo, että sillä on vastuu perusjärjestelmän tiedoista ja sillä perusteella asiakkaan oikeus omiin tietoihinsa on rajattu. Asiakas ei saisi valita tietojen noutamiseen omalta ja hankkeensa kannalta parasta ja kokonaistaloudellisinta menettelyä ja asiantuntijaa, vaan jos tietoja halutaan hyödyntää uudella tavalla, perusjärjestelmän toimittajan yksinoikeutena on toimittamaansa järjestelmäänsä tehtävän rajapinnan aikataulutus, määrittely ja rakentaminen.

Tietojärjestelmiä toimittavalla tietotekniikka-alalla olevia käytäntöjä tulee kehittää niin, että terve kilpailu mahdollistetaan eikä järjestelmiin kerääntyvää arvokasta tietoa voi edellä kuvatulla tavalla ottaa panttivangiksi. Varsinkaan julkisin varoin kerätyn tiedon hyödyntämiseen ei saa kenelläkään muodostua monopolia! Asiakkaat ovat olleet liian luottavaisia jatkaessaan kilpailuttamatta vuodesta ja vuosikymmenestä toiseen perusjärjestelmän ylläpitosopimuksia ja hankkiessaan uusia versioita toimittajiltaan, jos alalla ei kyetä tämän parempaan yhteistyöhön. Nykyiset alkeelliset kilpailukäytännöt ovat myös ilmiselvä syy tietotekniikka-alan heikkoon tuottavuuteen: kun alalla ei ole luotu standardeja järjestelmien, tietojen ja rajapintojen kuvaamiseen, toimittajat eivät pysty jatkamaan toisen toimittajan työtä eivätkä asiakkaat hyödyntämään järjestelmiään ja niissä olevia tietoja. Tietotekniikka-alan sisällä on syytä pohtia, voiko kestävä menestys alalla perustua kilpailun ja asiakkaan tiedoistaan saaman hyödyn rajoittamiseen vai tulisiko alalla alkaa kehittää toimittajien yhteistyötä tukevia käytäntöjä. Nykyiset julkisen hallinnon tietojärjestelmät ovat usein laajoja monen toimittajan ratkaisuista koottavia kokonaisuuksia, joiden toimittamisessa on suuri tarve alalla luoduille standardeille perustuville pääurakoitsija-aliurakoitsija sekä pääoperaattori-toimittaja -malleille.

Kyseessä on julkisen hallinnon tieto- ja viestintätekniikan vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden kannalta keskeinen ongelma. Toivon keskustelua ja yhteistyötä tietotekniikka-alan kanssa, jotta tähän monta kehittämishanketta pysäyttäneeseen ongelmaan voitaisiin mahdollisimman nopeasti löytää osapuolia tyydyttävä – vaikka väliaikainenkin – ratkaisu. Jo tänä syksynä aloitettavassa uuden JulkICT-strategian valmistelussa varataan alan yritysten muodostamille konsortioille tilaisuus ehdottaa uusia menettelyjä julkisen hallinnon ja tietotekniikka-alan yritysten yhteistyöhön laajojen palvelukokonaisuuksien kehittämisessä. Toivon, että tietotekniikka-ala kehittää yhteisiä käytäntöjä pidemmällä aikavälillä myös yhteistyössä asiakkaidensa kanssa. Julkisen hallinnon asiakkaiden osalta yhteistyötahoina ovat käytettävissä sekä valtiovarainministeriön julkisen hallinnon tieto- ja viestintätekninen (JulkICT-) toiminto että Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta (JUHTA).

Ratin ja penkin välistä: Älypuhelimen käyttöohje – lue ennen käyttöä!

Onnittelut uudesta älypuhelimestasi! Kiitos, että valitsit juuri tämän merkin!

Älypuhelimesi on varustettu erittäin herkällä kosketusnäytöllä, joka yhdellä hipaisulla soittaa yllättäviin numeroihin, ellet ole varovainen. Älypuhelimen älykkyys onkin juuri siinä, että saat yhteyden satunnaisiin osoitekirjassasi oleviin ihmisiin – näin älypuhelin auttaa sinua laajentamaan ja vahvistamaan aktiivista verkostoasi. Muista, että älypuhelimella et voi soittaa ns. väärään numeroon, vaan sinun on nopeasti keksittävä miksi halusit juuri nyt keskustella esim. lapsesi entisen opettajan kanssa. Vastaavasti älypuhelin on älykäs myös silloin, kun välttämättä halusit itse valita keskustelukumppanisi. Tällöin se kysyy aina haluatko soittaa video- vai normaalin äänipuhelun. Näin se ehdottaa, että olisit etulinjassa ja kehityksen kärjessä ja valitsisit videopuhelun, vaikka vielä tällä hetkellä kymmenestätuhannesta puhelusta 9999 on äänipuheluita – kädessäsi oleva älypuhelin onkin sinulle pääsylippu tulevaisuuteen.

Jos älypuhelimesi vaikuttaa elottomalta, paina kannessa olevaa nappia. Ellei mitään tapahdu, älykäs toverisi on ryhtynyt mykkäkouluun kanssasi ja joudut kiertämään huollon kautta. Näissä tilanteissa kiität sitä, että olit tunnollisesti ja joka päivä ottanut varmuuskopion älypuhelimesi muistista, sillä älypuhelin on huollosta tultuaan kuin uusi – kaikki numerot, valokuvat ja muut ovat poissa. Varmuuskopiointi sujuu helposti noudattamalla 12-kohtaista ohjetta (kts. sivu 2243). Älypuhelimen avulla opit hoitamaan rutiinitehtäviä: kun äly on puhelimessa, sinun tehtäväsi on ainoastaan huolehtia säännöllisestä varmuuskopioinnista!

Älypuhelimelta saat ohjeita ja neuvoja. Voit sammuttaa näytön kannessa olevaa nappia painamalla – tee se kuitenkin hienovaraisesti. Kun olet asettanut herätyksen, muista että voit sulkea älypuhelimen virran ja antaa älykkään toverisi levätä hetken. Laita kuitenkin vanha herätyskello varmistukseksi, jos sinulla on tärkeää herätä ennen puolta päivää. Jos saat puhelun, johon älypuhelimesi vihreä vastaa-nappula ei tomerasta painelustasi huolimatta suostu vastaamaan, tämä merkitsee, että soittaja on joko ulosottomies, puhelinmyyjä tai huono deitti.

Jos saat ilmoituksen ohjelmistopäivityksestä, on uusi ja parempi versio tulossa: varaa silloin lähellesi tavallinen toimiva kännykkä. Näin siksi, että ohjelmistopäivityksen vaatiman noin 30 min – kahden vuorokauden aikana et voi soittaa edes hätänumeroon. Tarvittaessa ja normaaleja puheluja varten voi tavallinen kännykkä olla älykäs ratkaisu myös ohjelmistopäivityksen jälkeen.

Kun sinulla on ongelmia älypuhelimen kanssa, soita asiakaspalvelunumeroomme 0800-12345. Mikäli emme vastaa tunnissa ja älypuhelimesi on edelleen rikki, soita uudelleen.

Sähköinen tunnistautuminen on mahdollistettava kaikille

Yksityisen ja julkisen sektorin palvelut ovat viime vuosikymmenen aikana seuranneet pankkien aloittamaa palvelujen sähköistämistä. Uudet palvelut perustuvat pääasiassa asiakkaan verkossa tapahtuvaan itsepalveluun ja siksi niiden kustannukset asiointitapahtumaa kohti ovat huomattavasti aikaisempia tuotantotapoja alhaisemmat. Kehitys on mahdollistanut rutiinitehtävien automatisoinnin ja siten tehnyt monien alojen työstä aikaisempaa mielekkäämpää. Myös asiakkaiden aikaa on säästynyt.

Useimpien sähköisten asiointipalvelujen edellytyksenä on vahva sähköinen tunnistautuminen. Pankkien tarjoama verkkopalvelutunnuksiin perustuva Tupas-tunnistaminen on tällä hetkellä laajasti käytössä vahvana tunnistautumismenetelmänä sekä yksityisessä sähköisessä kaupankäynnissä että julkisen hallinnon sähköisissä asiointipalveluissa. On myös toinen käytössä oleva vahva tunnistautumismenelmä, sähköinen henkilökortti, mutta se ei vielä ole yhtä laajalle levinnyt, johtuen henkilökortin maksullisuudesta ja erityisesti siitä, että sen käyttö vaatii tietokoneeseen asennetun kortinlukijan ja ohjelmiston.

Kuluttajavirasto ja pankkeja edustava Finanssialan Keskusliitto ovat käyneet pitkään keskustelua verkkopalvelutunnusten saamiseen liittyvistä ongelmista. Pankkien käytäntöjä on yhtenäistetty mm. siihen suuntaan, ettei asiakkaan yksittäinen maksuhäiriö ole este verkkopalvelutunnusten myöntämiselle. On kuitenkin ymmärrettävää, että pankit haluavat olla tekemättä tunnuksen edellytyksenä olevia verkkopalvelusopimuksia sellaisten asiakkaiden kanssa, joilla on esim. vakavia ja jatkuvia maksuhäiriötä. Verkkopalvelutunnuksethan eivät selkeästi kuulu nykyisen lainsäädännön mukaisten välttämättömien peruspankkipalvelujen piiriin, eikä pankeilla ole siten velvollisuutta antaa verkkopalvelutunnusta kaikille. Verkkopalvelutunnuksilla tunnistautumisessa vaaditaan myös sitä, että asiakkaalla on suomalainen henkilötunnus, jolloin esim. kaikkia Suomessa oleskelevia muiden EU-maiden kansalaisia ei voida tunnistaa sähköisesti tällä tavalla.

Mielestäni tulisi tutkia mahdollisimman pian, miten saisimme Tupas-tunnistautumisen kaikkien ulottuville. Tupas on tuttu ja laajalle levinnyt vaihtoehto, joka kattaa jo suuren osa väestöstä. Tupas-järjestelmää tulisikin kehittää voimassaolevan lainsäädännön sallimaan suuntaan siten, että verkkopalvelutunnuksilla tehtävää asiointia voitaisiin rajoittaa esim. asiakkaan maksuhäiriöluokituksen perusteella ja äärimmäisissä tapauksissa jopa sallia ainoastaan tunnistautuminen. Muut vaihtoehdot sähköisen tunnistautumisen kattavaan mahdollistamiseen vaativat huomattavasti enemmän panostusta: massiivinen digi-TV:n käyttöönottoon liittynyttä kampanjaa vastaava hanke yhdistettynä sähköisen henkilökortin ja kortinlukijoiden ja ohjelmistojen jakamiseen kaikille toisi suuret kustannukset. Teleoperaattorien järjestämää sähköistä tunnistautumista kännykällä tulisi selvittää, mutta siinä yhdistyisivät pahimmillaan nykyiset verkkopalvelutunnuksen ongelmat maksuhäiriöasiakkaiden osalta ja sähköisen henkilökortin suuret lanseerauskustannukset.

Verkkopalvelutunnuksilla ja tunnuslukulistoilla tapahtuva tunnistautuminen ei ole korkean teknologian ratkaisu, mutta sen levinneisyys ja toimivuus on toistaiseksi muihin vaihtoehtoihin verrattuna ylivoimainen. Meillä on aikaa kehittää toimivia sähköiseen kansalaisvarmenteeseen perustuvia ja muiden EU-maiden kanssa myös EU:n kansalaiset huomioivia ratkaisuja. Näitä odotellessa olemassa oleva Tupas-tunnistautuminen on luonnollinen valinta, kunhan se saadaan kaikkien käyttöön.

Perustietotekniikka – tietohallinnon mukavuusalue?

Monessa konsernissa toimialasta riippumattoman perustietotekniikan yhtenäistäminen on törmännyt yllättävään vastustukseen: joidenkin konsernin toimintayksiköiden tietohallinto ei ole nähnyt mahdolliseksi, että juuri heidän yksikkönsä perustietotekniikan ratkaisut suunniteltaisiin, hankittaisiin ja tuotettaisiin keskitetysti. Syyksi ilmoitetaan usein jokin aiemmin esittämätön tekniikkaan tai tietoturvaan liittyvä erityistarve. Koska tämä ilmiö toteutuu perustietotekniikkaa yhtenäistettäessä poikkeuksetta jokaisessa konsernissa, on paikallaan kysyä: voiko syynä olla se, että juuri työasemia, käyttöpalveluja ja toimisto-ohjelmistoja hankkiessaan ja ylläpitäessään toimintayksikön tietohallinto on omimmalla alueellaan, alueella, jossa työtä voi tehdä itsenäisesti liiketoimintajohdolta kysymättä ja jossa saa olla yksin ICT-toimittajien asiakkaana.

Mukavuusalueeksi sanotaan tehtävien joukkoa, jonka henkilö osaa rutiininomaisesti ja jolla toimiessaan hänen ei tarvitse oppia uutta, ponnistella tai ottaa minkäänlaisia riskejä. Kun henkilö laajentaa tehtäväkenttäänsä ns. venymisalueelle, hän siirtyy tekemään työtä uusilla tavoilla ja osaamisalueilla, joutuu ponnistelemaan ja ottamaan ainakin sosiaalisia ja psykologisia riskejä: ”Hyväksytäänkö minulle tämä uusi rooli?” ja ”Miten jaksan, jos epäonnistun?”. Venymisalueella toimiessaan – ja saadessaan tukea ja palautetta – henkilön osaaminen ja kokemus lisääntyvät. Oppiminen, onnistuminen ja oivaltaminen laajentavat mukavuusaluetta ja samalla työ muuttuu mielekkäämmäksi.

Miksi sitten tietohallinto on saatava pois mukavuusalueeltaan? Vastaus riippuu siitä, millaisessa tilanteessa organisaatio on ja mitä tietohallinnolta odotetaan organisaatiossa. Nykyisinä globaalin kilpailun ja taloudellisen turbulenssin aikoina ei ole helppo kuvitella organisaatiota, jonka ei tulisi jatkuvasti parantaa palvelu-, tuotanto- ja talousprosessejaan ja tiedolla johtamista. Yhtä vaikea on kuvitella organisaatiota, jossa tietohallinnon osaamisesta ei olisi asioita parannettaessa hyötyä. Eli vastaus on: koska organisaatio tarvitsee tietohallintoa nimenomaan prosessien ja johtamisen kehittämiseen vastattaessa organisaation keskeisimpiin haasteisiin.

Miten tietohallinto sitten saadaan keskittymään organisaation kokonaisuuden kannalta oikeisiin asioihin? Aloitetaan tietohallintojohtajasta, jonka yleistä johtamisosaamista tulee kehittää ja joka tulee kutsua organisaation johtoryhmän jäseneksi. Organisaation johdon tulee huolehtia, että tietohallintojohtajalle on asetettu tavoitteet, tuki ja palautteenanto niin, että tietohallinto toimii yhdessä eri osastojen kanssa ja tukee osaltaan organisaation kokonaisuutta ja kehittämistä. Usein tietohallintojohtajan kutsuminen johtoryhmään tarkoittaa myös ylimmän johdon ja muiden johtajien joutumista venymisalueelle, kun tietohallintojohtaja nostaa esiin organisaation strategiaan, ydinprosesseihin ja toimintamalliin liittyviä kysymyksiä. Oivalletaan, että tietohallinnon saamiseksi organisaation tueksi tarvitaan organisaation johdon uudenlaista toimintojen välistä yhteistyötä.

Tietohallintojohtajan puolestaan tulee asettaa tavoitteet ja antaa tarvittavaa tukea ja palautetta alaiselleen organisaatiolle. Tietohallinnon työn mielekkyys, vaikuttavuus ja tuloksellisuus saadaan johtamisella, joka vie henkilöstön mukavuusalueen ulkopuolelle ja laajentaa tietohallinnon kenttää perustietotekniikasta organisaation toimialan keskeisten kysymysten ratkaisijaksi.

Hallitusohjelman linjauksia tietohallinnolle (Osa 1)

Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma

Uudessa hallitusohjelmassa aikaisempi paljon parjattu tuottavuusohjelma korvataan uudella vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmalla,

"josta hallitus sopii vaalikauden kehyksestä päätettäessä. Tuloksellisuus syntyy aidosti tuottavuutta lisäävin toimenpitein. Tavoitteena on, että työ muuttuu samalla työntekijälle mielekkäämmäksi, asiakkaat kokevat palvelun laadun paremmaksi ja työn yhteiskunnallinen vaikuttavuus nousee. Mittaluokaltaan toimintojen tehokkuuden lisäämiselle asetetut tavoitteet säilytetään taloudelliselta kokonaisvaikutukseltaan ennallaan. Valtion henkilöstöpolitiikassa hyödynnetään eläköitymisen ja tehtävärakenteen läpikäyntien myötä syntyvät mahdollisuudet. Uuden ohjelman puitteissa varmistetaan, että henkilöstömäärään liittyvät ratkaisut eivät missään tapauksessa johda julkisen hallinnon kokonaistuottavuuden heikentymiseen." 

Uusi vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma asettaa tavoitteet julkisen hallinnon tietohallinnolle: tieto- ja viestintäteknologiaa innovatiivisesti soveltaen nykyiset toimintatavat muuttuvat aidosti tuottavammaksi, kun tuloksen aikaan saamiseksi nykyisin tarvittavia panoksia (mm. työaika, materiaalit, ostopalvelut sekä tiloihin ja laitteisiin sidottu pääoma) tarvitaan uudella tavalla toimittaessa kokonaisuutena vähemmän.

Vaikuttavuutta lisättäessä työ muuttuu työntekijälle mielekkäämmäksi, kun arvoa tuottamattomia työvaiheita poistuu. Mietitäänpä työn mielekkyyttä vaikka julkisen hallinnon nykyisiä erillisiä asiakirjanhallinta- ja arkistojärjestelmiä käyttävillä: Kun työ vaatii asiakirjan toimittamista toiselle viranomaiselle, asiakirja tulostetaan omasta järjestelmästä ja toimitetaan toiselle viranomaiselle, joka joutuu skannaamaan ja tallentamaan asiakirjan tiedot omaan järjestelmäänsä. Tällainen on valitettavasti todellisuutta vuonna 2011 niin kuntien välillä kun myös valtionhallinnon sisällä virastojen välillä! 

Tavoitteena on lisäksi, että asiakkaan kokema palvelun laatu nousee, kun eri virastojen työ ja yhteistyö sujuu innovatiivisen tieto- ja viestintätekniikan tukemana oikein ja nopeasti. Kansalaisten ja yritysten käyttöön on tuotava helppokäyttöisiä ja yhtenäisen käyttäjäkokemuksen muodostavia sähköisiä asiointipalveluja.

Hallitusohjelman tavoitteet linjaavat myös julkisen hallinnon tietohallinnon omaa työtä: Toimialoista riippumattomissa toiminnoissa ja tietojärjestelmissä tulee keskittyä nykyisten hallinnonala-, virasto- ja kuntakohtaisten ratkaisujen sijasta yhteisiin ja yhteentoimiviin ratkaisuihin. Kun toimialoista riippumattomat toiminnot ja tietopalvelut järjestetään yhteisesti, tietohallintotyön mielekkyys paranee, kun kukin toimiala saa keskittyä oman alansa arvoa ja asiakaslaatua tuottavaan tietohallintotyöhön. 

Uskon, että tämän uuden työnjaon mukainen julkisen sektorin tietohallintotyö on kaikissa tehtävissä aikaisempaa mielekkäämpää ja kohdentuu entistä paremmin asiakaslaatua tuottavasti. Samalla nousee myös julkisen sektorin tietohallintotyön vaikuttavuus yhteiskunnassamme.